貸会議室を上手に使う！

前回の記事にて貸会議室の使い方をざっくりおさらいしました。
（気になる方はこちらからご紹介しております→https://www.office-tokyo.com/faq/?p=1424）

今回は会議室のご利用方法を踏まえた上でもっと貸会議室を使いやすくするためのポイントをご紹介いたします。

ご利用時間15分単位への変更により退出時間を厳しく取り締まることにいたしました。

前回の記事でも触れておりますがご利用者増加のため少しでも大勢の方にご利用して頂くための処置です。

今まではご予約利用時間より5分以内であれば猶予時間としペナルティを与えることはいたしませんでした。

しかし、規約変更後の現在では２度目のタイマーが鳴り始める頃（ご利用時間終了時刻）には受付にて退出処理をしていただけませんとペナルティを与えることにいたしました。

以前と比べると時間の猶予がなくなりましたので貸会議室での催し事の展開によっては時間の調整が難しくペナルティを受けてしまう場合もあると思います。

でも、実はちょっとしたことでペナルティを回避する方法がございます。

…そんなとっておきな小技をご紹介致します。

★開始時間は余裕を持って…

→開始時間ぴったりでなくともお部屋へご案内します！

セミナーや打合せなどには準備時間が多少必要になると思います。
ご利用したい予約時間より前に他の方のご利用が無ければ早めにいらしてもご案内いたします。

ご希望利用時間前に他の方のご利用がないことが大前提ではありますが目安としては15分前であってもご案内いたします。

事前にご予約時間前後のご予約状態を確認をお願いいたします。
もしくは当日受付にて前後の予約状況をお問い合わせ下さい。

★危ないかな…と思ったら延長を。

セミナーでの歓談が盛り上がりすぎた、打合せが難航し時間内に終わりそうにない…

→事前に受付にて時間の延長をお願いしてみてください。

ご利用している予約時間より後に他の方の予約が無く、かつ営業時間内であれば延長を受け付けております。

以前では30分単位でのご利用のため気軽に延長をお願いするのは難しかったと思います。
15分単位にてご利用できるようになりましたのでお気軽に延長希望を出せるのではないでしょうか。

特に延長することにより余分に料金を請求することはございません。
当日延長利用の場合も通常のご利用料金と同様にご利用できます。

平日:15分/275円
平日の夜及び祝祭日：15分/550円

…にてご利用できます。

延長を希望する場合、ご利用終了時間より遅くとも20分前位には受付にて延長する旨をお伝え下さいますようお願いいたします。
仮に5分前であっても受け付ける場合もございますのでまずはお気軽にご相談ください。

延長もあくまで15分単位でお願いします。
3分だけ、5分だけなどの延長は出来ません。

 

★補足～貸会議室ご利用後のお片付けについて～

ご利用者様の皆様にはいつも貸会議室丁寧に、かつ清潔にご利用下さいまして本当にありがとうございます。

ただ、清掃に時間を取られご利用時間をオーバーされる方が稀にいらっしゃいます。
清掃に時間を取られ利用時間がオーバーする場合、利用時間の延長を行っていただき清掃時間に充てるようお願いいたします。

時間をオーバーしての無断ご利用はペナルティを科しますのでご注意ください。

清掃についての小技ご紹介

清掃についての小技をご紹介します。
知っておくと清掃時に余裕が出来るかもしれません。

・ご利用になったカップは机の上に置いたままでも問題はありません。
　一箇所に集めていただきますと助かります。

・カップのお飲み物についてもお時間がない場合は捨てずにそのままでも問題ありません。

・ホワイトボードをご利用した場合、書いた文字などは消していただきますがきれいに掃除していただかなくても大丈夫です。

会議室ご利用後は元の状態に戻していただくことが理想ではありますが打ち合わせなどが弾んでしまい時間が押してしまうことはあります。

上記内容を覚えていただきければ時間のオーバーは減らすことが出来るかと思います。

その他、備品のご利用に当たり注意して頂きたいこと

こちらでご紹介するのは実際にあったトラブルなどを元に備品のお取り扱いについてご説明いたします。

備品を移動させた場合は必ず元の場所に戻すようお願いいたします。

ご利用後の状態がひどい状態が続くようであればご利用をお断りする場合もございます。

貸会議室の机の移動は原則禁止となっております。

どうしても動かしたい場合は受付にてご相談くださいませ。

大規模に設備を動かしてしまいご利用時間内に元の状態に戻せない場合は申し訳ございませんがご利用時間の延長が可能であれば延長をお願いいたします。

延長が難しい場合、ペナルティを科す場合もございます。

事前にご利用時間前後に他の方のご予約が入っているかどうかの確認もお願いいたします。

以上です。

こちらを参考にしていただき、まずは余裕をもって貸会議室をご利用くださいますようお願いいたします。