FAXの新しいカタチ ～FAXは不要なのか？～
バーチャルオフィスサービスの一つにFAXサービスがございます。
近年の状況を鑑みると不必要ではないか？と考え、実際にFAXサービスをご利用されない方もいらっしゃいます。
現実として近年、メールやクラウドストレージの普及により、FAXの利用は減少傾向にあります。
しかし一方で、多くの企業や個人事業主が依然としてFAXを使用しており、現在でも多くの場面で必要とされています。
本記事では最近のFAX事情を含めてご紹介し、本当にFAXサービスがいらないのかどうかの判断材料としてご利用いただければと思います。
FAXが必要となるケース
- 相手がFAXしか利用できない場合
官公庁や医療機関などFAXをメインの連絡手段としている団体があります。
メールで連絡をしつつ、FAXでも連絡をして欲しいという企業や団体もございます。
- 確実に相手に届けたい場合
重要文書や緊急連絡など、確実に相手に内容を伝えたい場合に有効です。
メールと違い受信側がパソコンやスマホを操作しなくても確実に内容を確認することができます。
- 紙の文書をそのまま送りたい場合
署名や押印など、原本に近い状態で送りたい場合に有効です。
ただ、最近では電子著名サービスも充実してきており、ネット上で直接サインや押印（電子印鑑）を行うことができます。
- 高齢者などへの配慮
インターネットに慣れていない高齢の方にも使いやすいツールです。
お客様やお取引先の方がご高齢の場合、メール自体扱うことができず、FAXなら使い方がわかる、ということがあります。
メールは使えるがFAXの方が使いやすい、ということからFAXでの連絡をお願いされる場合もあります。
FAXの代替手段のご紹介
先程の電子著名サービスのようにFAXを使用せず、インターネット上で行うことが出来るサービスは非常に充実してきております。
- インターネットFAX
その名の通り、インターネットを経由してFAXを送受信できるサービスです。
受信される内容はインターネットの専用ページなどで閲覧することができます。
注意点として、文書を直接PCなどで作成された場合はそのままインターネットFAXにて送ることができますが紙媒体のものは「スキャナー」といった取り込む機械がなければ取り込むことができません。
撮影してPCに送ることもできますが契約書といった重要書類を撮影して送られるのは出来れば避けたほうが良いでしょう。
- クラウドストレージ
クラウドストレージとは、インターネット上のサーバーにファイルを保存するサービスです。
従来のハードディスクやUSBメモリとは異なり、インターネット環境さえあれば、どこからでもファイルにアクセスすることができるサービスです。
また、複数のデバイス間でファイルを共有したり、同時に編集したりすることもできます。
契約書や重要書類をクラウドストレージで共有することでFAXを使用せず即座に書類を確認することができます。
- 電子署名
先程も少し触れた電子著名サービスです。
FAXを介さず、インターネット上で署名や捺印を行うことができます。
紙媒体のものを使用するのではなくインターネット上で扱うため、電子データとして扱います。
FAXは不要なのか？
インターネットFAXは従来のFAXよりもコストが低く、セキュリティリスクも少ないというメリットがあります。
FAXは、確実に相手に届く、紙の文書をそのまま送れるなどのメリットがある一方で、コストや効率面などのデメリットもあります。
また、本記事でもご紹介しました通り、ご高齢の方の中にはメールではなくFAXを好んで利用される方もいらっしゃいます。
お取引先やターゲット層にご高齢の方が含まれている場合は、いくら効率重視とはいえ届けたいターゲット層に届かなければ売り上げにつながることができません。
この場合は必要経費として割り切って導入されるしかありません。
ターゲット層のために導入される場合は、インターネットFAXがおすすめで、FAXの機械を導入されるより格安で利用することができます。
以上のように、これらのメリットとデメリットを比較し、FAX機を利用されるのか、インターネットFAXやその他代替となるサービスをご利用されるのかをご判断ください。
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