バーチャルオフィス郵便サービスの「郵便物開封代行サービス」とは
バーチャルオフィスの郵便サービスは、とかく郵便物を受け取るまでの時間がかかり、ビジネスの妨げになる場合があるとの不満をよく聞きます。
これは、バーチャルオフィスに届いた郵便物を即日に転送しても、届くまでに2～3日かかってしまい、差出人が差出してからの日数をも考えますと倍の4～6日にかかってしまうことになります。
バーチャルオフィスに郵便物が届いて、その日のうちに「郵便物のお知らせメール」は送られてきますので郵便物の概要はわかりますが、詳細を知りたいときにはその2～3日が大変もどかしい時間になりますし又重要なビジネス関連の郵便物である場合などは、そのロスは計り知れないものがあるかもしれません。
そこで、バーチャルオフィスに郵便物が届いて、「郵便のお知らせメール」が届きその概要がわかり、その郵便物の重要性が認識されたときにはすぐにでも内容を確認したいと思います。
その状況を打破することができる郵便サービスが「郵便物開封代行サービス、スキャン転送サービス」です。
郵便物の到着のお知らせがあって、その内容を認識したらすぐ「郵便物開封代行サービス、スキャン転送サービス」を申込、内容の転送を指示すれば、早ければ指示後30分くらいでその郵便物の内容がPDFで届き、すぐに内容を確認することができます。
今までのように、郵便物が届くのをジリジリしながら2日も3日も待つ必要はなくなりますし、ビジネスにおいて次の一手を瞬時に繰り出すことが可能になり、ビジネスのスピード化が図られます。
バーチャルオフィス東京・銀座の郵便物開封代行サービス・スキャン転送とは？
バーチャルオフィス東京・銀座が行っております「郵便物開封代行サービス、スキャン転送サービス」の内容をご説明いたします。
バーチャルオフィス東京・銀座における「郵便物開封代行サービス、スキャン転送サービス」とは、バーチャルオフィス利用者の郵便物を代わりに開封して、内容をスキャンし、バーチャルオフィス利用者へ電子メールで内容を通知するサービスです。
このサービスは、顧客が郵便物を受け取る手間を省き、郵便物の内容を迅速に確認できるようにするために提供されています。
しかし、信書を他人が開封することについては、郵便法第133条により厳しく禁止されており、これに違反した場合は懲役刑が課せられるほど重大な違反行為なのです。
しかし、郵便法第90条の規定では、「郵便物の安全確保のために郵便局が必要と認めたときには郵便物の開封を行うことができる」と規定されており、郵便物の安全のためには郵便を取り扱うバーチャルオフィス郵便サービスでもその規定が援用されると解釈されております。
又、郵便法第133条でも、「正当な理由なくして開封した場合」を規定しており、逆に正当な理由がある場合は郵便物を開封しても良いとの解釈になります。
ここで言う「正当な理由」にはどのようなものがあるのでしょうか。
「正当な理由」には、受取人や差出人の開封の同意又は開封の指示がある場合が挙げられます。
郵便物の受取人や差出人が開封を指示したり同意している場合であればバーチャルオフィス郵便サービスが開封しても郵便法第133条に違反しないことになります。
又、バーチャルオフィス郵便サービスに対して、郵便物の開封の指示をした場合は、民法の代理権により、受取人や差出人に代わって郵便物の開封が認められることになります。
郵便物開封代行サービス・スキャン転送サービスの流れについて
バーチャルオフィス東京・銀座の「郵便物開封代行サービス、スキャン転送サービス」はどのように行われるのでしょうか。
- 郵便物の到着
- 郵便物がバーチャルオフィスに届きますと、郵便物IDを郵便物に記載し、バーチャルオフィス利用者の定めた連絡先に下記内容を即日にご連絡いたします。
・郵便物の差出人名
・郵便物の内容
・郵便物の形状をメール
- バーチャルオフィス利用者様にてサービスのお申し込み
- バーチャルオフィス利用者は、上記「郵便お知らせメール」をご覧になり、郵便物の内容がすぐ知りたい場合は、当日の16：00までに郵便物IDを記載した「郵便お知らせメール」を返信する形で、「郵便物開封代行サービス・スキャン転送サービス」を申し込みます。
- スキャン転送
- バーチャルオフィス東京・銀座では、「郵便物開封代行サービス・スキャン転送サービス」の申込がありますと、担当者2名で次の作業を行います。
・開封作業
・郵便物のPDFの作成
・作成したPDFを暗号化して利用者宛メールに添付し送信
他の担当者は、暗号化した郵便物本文を開くためのパスワードを別なメールを作成して添付しお送りいたします。
当日、遅くとも18：00までには送信を完了し、申込者が閲覧できる状況にします。
- 保管作業
- 作業が完了した郵便物は新たに封印して、保管し、利用者の指示により転送、又は破棄をいたします。
担当者は、作業の経緯、パスワード等を管理簿に記載して保管いたします。
バーチャルオフィス東京・銀座の郵便物開封代行サービス・スキャン転送サービス
「郵便物開封代行サービス、スキャン転送サービス」は1通300円の手数料がかかりますが、速達郵便や時間指定宅配便を使用することを考えますと大変リーズナブルなサービスになります。
スキャン転送したした郵便物は厳重に封をして他の郵便物とまとめてお送りすることができますのでここでも郵便料金の節約が可能になります。
ビジネスのスピード化に貢献するバーチャルオフィス東京・銀座の郵便サービス、「郵便物開封代行サービス、スキャン転送サービス」をご利用ください。
この郵便物開封代行サービス、スキャン転送サービスはバーチャルオフィス東京・銀座の郵便物をお取り扱いできるバーチャルオフィスコースであればどのコースでもスキャン転送サービスをご利用いただけます。
例えば、月額1,100円で東京・銀座の住所を利用できるシルバーベーシックコースの場合、郵便物や宅配便などのお取り扱い1件ごとに300円の手数料が発生します。
スキャン転送サービスはオプションサービスとなるため、郵便物、宅配物のお取り扱い手数料300円＋スキャン転送サービス300円となりますので600円の料金がかかります。
月額3,850円のシルバーコースであれば郵便物、宅配物に対してお取り扱い手数料はかからず無料となります。
スキャン転送サービスはオプションサービスとなるので、300円のみの料金でご利用いただけます。
バーチャルオフィス東京・銀座ではバーチャルオフィスサービスで最も重要なサービスが「郵便・宅配便の受取サービス」だと考えており、郵便物や宅配便の受け取りについてはなるべく受取からの時間のロスを少なくする、受け取りやすいようにすることに努めております。
東京・銀座のバーチャルオフィスならぜひ、バーチャルオフィス東京・銀座をご検討ください。
