令和6年1月1日より電子帳簿保存法が始まります！

バーチャルオフィスをご利用の個人事業主や法人の方またはフリーランスの方をも含めた全ての方に令和6年1月1日より電子帳簿保存法の規定が適用されます。

ただし、当初より規定がだいぶ緩和され、一時のように専門のPCソフトの導入が必要とか、専門の業者に依頼しないと対応ができないなどの問題はなくなりました。

電子帳簿保存法とは、国税関係（法人税法や所得税法など）の帳簿や書類を電子データで保存するときの取扱いなどを定めた法律です。

「国税関係の帳簿」とは、仕訳帳や総勘定元帳などの帳簿を指し、「国税関係の書類」とは、決算関係書類（損益計算書、貸借対照表）や請求書、領収書などのことを指します。

各データの電子保存は、電子帳簿保存法上の要件を満たす方法で行わなければなりません。

電子帳簿保存法の主な保存区分は、

①電子取引のデータ保存

②国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存

③スキャナ保存

上記3種類に分けられます。

以下でそれぞれの内容をご説明いたします。

①電子取引のデータ保存（2024年1月1日より義務化）

領収書、請求書、注文書、見積書などを電子メールやクラウドサービスを利用してやり取りした取引情報の保存を言います。

「電子取引のデータ保存」とは、上記のような電子取引で授受した請求書などを電子データのまま保存するときの扱いについて定めたものです。

簡潔に説明すると「電子データで授受したら、紙ではなく電子データのまま保存しましょう」「データ保存する際には保存要件を満たしましょう」という内容となります。

電子取引のデータは、「保存要件」に従って保存しなければなりません。　

保存要件には「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つがあります。

「真実性の確保」は「保存されたデータが改ざんされないようにする」こと、「可視性の確保」は「保存されたデータを検索・表示できるようにする」ことを目的にしています。
　
「真実性の確保」には、以下の事項のいずれか一つを行うことにより可能になります。

①タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う。

②取引情報の授受後、速やかにタイムスタンプを付すとともに保存を行う者、または監督者に関する情報を確認できるようにしておく。

③訂正や削除を確認できるシステム、または訂正削除を行うことができないシステムで取引情報及び保存を行う。

④訂正や削除の防止に関する事務処理規程を定め、それに沿った運用を行う。
　
「可視性の確保」には以下のような事項が要求されます。

　◯電子計算機処理システムの概要書を備えること。
　◯以下の内容の検索機能を確保すること
　・取引年月日、取引金額、取引先名で検索ができること
　・日付または金額の範囲指定により検索できること
　・2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索ができること
　
令和4年12月の閣議決定により、令和6年1月よりの電子取引について、基準期間（個人前々年、法人前々期）の売上が5,000万円以下の事業所では以下の条件の元、検索機能が不要になり、又紙での保存が認められることになりました。

電子取引データをプリントアウトした書面を、取引年月日及び取引先ごとに整理された状態で提示、提出することができるような状況にある場合

②国税関係帳簿類の電磁的記録による保存(任意)

国税関係帳簿

会計事務所や記帳代行などで作成する仕訳帳、総勘定元帳、経費帳、売上帳、仕入帳などを電子データのまま保存する。

国税関係書類

会計事務所や記帳代行などで作成する決算関係書類、損益計算書、貸借対照表 または自己が作成し取引相手に交付する書類の写し、注文書、見積書、請求書、納品書、領収書 などを電子データのまま保存する。

③スキャナー保存（任意）

紙で受領、作成、発行した請求書や領収書などを電子化して保存する。

スキャナやスマートフォンなどで読み取ったデータを一定の要件に従って保存することで、紙の書類は処分することができます。

そのため、紙の保管コストの削減や、書類の紛失によるトラブル防止、テレワーク対応の促進などの効果が期待できます。

この中で、特に①が2024年1月1日より義務化されますのでその詳細に付きましてご説明いたします。

①の電子取引の電子データの保存とは、電子データで届いたもの（請求書や領収書、注文書、見積書など）は電子データで保存をしなければならいという原則です。

電子データの保存の要件として「真実性の確保」と「可視性の確保」を満たすことが要求されており上記で説明したような条件がありました。

その中で「真実性の確保」には、電子データの訂正や削除の防止に関する事務処理規程を定め、それに沿った運用を行うことで満たされることになりました。

「可視性の確保」では日付や金額、取引先名などによる検索機能並びに複数条件での検索機能が要求されておりましたが、令和4年12月の閣議決定で以下の条件を満たす場合は検索機能が不要となりました。

◯基準年度（個人は前々年、法人は前々期）の売上が5,000万円以下で、電子取引データをプリントアウトした書面を、取引年月日及び取引先ごとに整理された状態で提示または提出できるような状態にあること。

これにより、個人事業主や小規模事業者では、電子データにつきましては、従前のように紙に印刷してかつPC上にフォルダーを作成し電子データをそのままフルダー内に保存することにより電子帳簿保存法をクリアすることができます。

ただし、国税庁のフォームページに参考例が乗っておりますが、これをもとにした「事務処理規程」の作成は必要になります。

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