スキャン転送サービスをご利用してみませんか？
2021年10月より普通郵便の土曜日配達の休止および、お届け日数が1日繰り下げとなりました。
今回はこの郵便局のサービス転換によりバーチャルオフィスを利用した際に起こりうる郵便物についての問題点、そして、その解決策としてオススメなスキャン転送サービスについてご案内いたします。
普通郵便の土曜日配達の休止および、お届け日数が1日繰り下げによる考えられる損失について
普通郵便の土曜日配達の休止および、お届け日数が1日繰り下げにより普通郵便がお手元に届くのは最短でも差出日の翌々日以降となります。
バーチャルオフィスをご利用の方の場合ですと差出人の方が木曜日に郵便を投函した場合、
バーチャルオフィスに届くのが最短で翌週の月曜日、バーチャルオフィスから会員様のお手元に届くのが水曜日以降となり、会員の方が郵便物の内容を確認できるのは差出人の方が投函してから約1週間後になります。
ビジネスにおいて書類の確認が遅れることは大きな損失を生みます。
損失は、大きく分けて以下の3つに分類できます。
金銭的損失
書類の確認が遅れることで、取引の遅延やキャンセル、あるいは不正取引の発生などにより、金銭的な損失が発生する可能性があります。
例えば、契約書の確認が遅れたことで、取引先から契約を解除されたり、商品の納品が遅れて損害が発生したりする可能性があります。
また、税務申告書の確認が遅れたことで、税務調査を受け、追徴課税や罰則を科される可能性があります。
信用の失墜
書類の確認が遅れることで、取引先や顧客からの信用を失う可能性があります。
例えば、納品書や請求書の確認が遅れたことで、取引先から支払いが遅れたり、顧客からクレームが寄せられたりする可能性があります。
また、各種申請書の確認が遅れたことで、行政機関から信用を失い、許認可の取得が困難になる可能性があります。
業務の停滞
書類の確認が遅れることで、業務の停滞が発生する可能性があります。
例えば、稟議書の確認が遅れたことで、プロジェクトの開始が遅れたり、新規取引の開始が遅れたりする可能性があります。
また、入社・退職手続きの確認が遅れたことで、人事異動や給与計算が遅れて、業務に支障をきたす可能性があります。
スキャン転送サービスのすすめ
バーチャルオフィス東京・銀座では到着した郵便物を開封し内容をスキャンしてお送りする「スキャン転送サービス」を行っております。
スキャン転送サービスは届いた到着した郵便物をスキャンするため、転送のためのロスがありません。
オプションサービスであるため1通300円の料金は発生いたしますが届いた内容をすぐ確認できる、大事な書類の処理をロスなく行える、という部分は非常に大きいかと思います。
書類の確認が遅れることによる損失を防ぎビジネスの効率化と精度向上を図るためにもぜひご活用ください。
