バーチャルオフィスは怪しい？違法？

バーチャルオフィスは、オフィスを持たずに、住所や電話番号などのオフィス機能を提供するサービスです。

近年、日本でもバーチャルオフィスの利用が拡大していますが、中には「怪しい」「信頼できない」といったイメージを持つ人も少なくありません。

しかし、バーチャルオフィスは決して怪しいものではありません。

さまざまな理由でオフィスを借りたくない、もしくは借りられない人々にとって、便利なサービスです。

むしろ、多くのメリットがあり、ビジネスの効率化やコスト削減に役立つサービスです。

本記事ではそんなバーチャルオフィスについてのマイナスイメージを払拭できるような記事をご紹介しております。

バーチャルオフィスの利用理由

例えば、以下のような理由でバーチャルオフィスを利用することがあります。

・起業したばかりで、オフィスを借りる余裕がない

・在宅勤務をしたい

・出張や出勤が多いため、オフィスを借りるメリットがない

・コストを抑えたい

2019年末から始まったコロナ禍によってリモートワークが注目されました。

リモートワークを行う上で、多く利用されたのがバーチャルオフィスです。

バーチャルオフィスはいわゆる住所を借りることが出来るサービスなので一時的な活動拠点としてバーチャルオフィスを利用されるケースが増えました。

バーチャルオフィスでは電話転送や秘書電話、FAXサービスや郵便物や宅配物の受取が可能であるため、自宅にいながらでも実際のオフィスのような機能を利用することが出来ます。

また、ZOOMなどのオンライン会議ツールを使用すれば場所を選ばず、打ち合わせや商談が可能です。

バーチャルオフィスを利用することのメリット

住所や電話番号をビジネス用に利用できる

バーチャルオフィスを利用すると、住所や電話番号をビジネス用として利用することができます。

通常であれば住所や電話番号を個別に用意するとなると成約や費用の関係で簡単に用意することが出来ません。

バーチャルオフィスであれば格安で住所や電話番号を取得することが出来ます。

これは、法人登記や税務申告、取引先とのやり取りなど、ビジネスで必要な場合に役立ちます。

郵便物の転送や受取代行サービスが利用できる

バーチャルオフィスを利用すると、郵便物の転送や受取代行サービスが利用できます。

これは、自宅などのプライベートスペースに郵便物が届かないようにしたい場合や、郵便物を受け取る時間がない場合に役立ちます。

特に自宅住所を活動拠点としている場合は自宅住所を公開する必要があります。

プライバシーの観点から住所をさらさないようにするにはバーチャルオフィス住所を利用するのが一番手っ取り早いです。

・会議室の利用が可能

契約したバーチャルオフィスに会議室があれば、会議室の利用が可能です。

会議室を利用することで、商談やセミナーなどを行う場合に役立ちます。

また、バーチャルオフィスの会議室やワークスペースはおしゃれであったり落ち着いた雰囲気であることが多く、一般的な会議室の使用料と比べると格段に安く使用することが出来ます。

・法人登記や税務申告のサポートが受けられる

バーチャルオフィスを利用すると、法人登記や税務申告のサポートが受けられます。

これは、法人登記や税務申告の知識や経験がない場合に役立ちます。

注意点として全てのバーチャルオフィスにて法人登記や税務申告のサポートを受けられるわけではありません。

バーチャルオフィスによっては登記の出来ないバーチャルオフィスも少数ございます。

バーチャルオフィスを利用の際は、登記ができるかどうか、といった確認はされたほうが良いです。

バーチャルオフィスは、違法なサービスではないのか？

一部の方にはバーチャルオフィスは違法なサービスではないのか？という疑問を抱く人もいるかもしれません。

しかし、バーチャルオフィスは、法律上、問題のないサービスなんです。

では、なぜ法律上に問題がないのか、その内容についてご紹介していきます。

会社法や商業登記法などの法律で、本店所在地や本店所在場所に特に制限が設けられていない

具体的には、会社法第9条第1項では、「本店は、本邦内になければならない」と規定されていますが、本店の所在地については、特に制限が設けられていないのです。

また、商業登記法第5条第1項では、「本店の所在地は、登記しなければならない」と規定されていますが、本店の所在場所については、特に制限が設けられていません。

ようするに、法律では会社は日本国内に存在する住所に登記されていれば問題がない、ということになります。

バーチャルオフィスにおいては、電話や郵便物はしっかりと届くため、「活動している実態がある」住所として公式に認められている

事業主が実際にその場にいないというだけで、電話や郵便物はしっかりと届くため、事業活動の実態があるといえます。

そのため、バーチャルオフィスを登記住所として使用しても、法律に違反することはありません。

犯罪収益移転防止法の対象事業者であり、本人確認や審査を実施している

こちらがバーチャルオフィスが法律違反ではなく、安全に使用できるサービスであるといえる証明にもなります。

バーチャルオフィスは、犯罪収益移転防止法の特定事業者に該当します。

犯罪収益移転防止法は平成19年3月に制定され、平成20年3月1日より施行されています。

金融機関、ファイナンスリース業者、クレジットカード業者、宅地建物取引業者、貴金属等取引業者、郵便物受取・電話受付代行業者、電話転送サービス事業者等の特定事業者に対して、顧客等の本人確認、疑わしい取引の監督行政庁への届出等の措置を義務付ける、という法律です。

ちなみに、犯罪収益移転防止法全体を主管しているのは警察庁となっています。

バーチャルオフィスは、この犯罪収益移転防止法を元に、利用者に対して本人確認や審査を実施することが義務付けられています。

本人確認や審査を実施することで、犯罪の温床になりにくい仕組みが整えられています。

逆に言えば本人確認や審査を行っていないバーチャルオフィスは違法となり、犯罪に関与している可能性がありますので、そのようなバーチャルオフィスを見つけた場合はどんなに料金が安かったとしても近づかないほうが安全です。

バーチャルオフィスは違法なサービスではありません

いかがでしたでしょうか？

登記住所や活動拠点の定義だけでは無理矢理感は否めませんが、犯罪収益移転防止法については法律で制定されているため、この法律に則って運営されているバーチャルオフィスについては安心して利用できるバーチャルオフィス、となります。

バーチャルオフィスとしても利用者が問題を起こされた場合、その影響を受けて、他の利用者が離れる、新たな利用者が集まらなくなるなど運営の観点から見てもデメリットしかありません。

そのため、利用者の身元確認や審査は慎重に行っております。

仮に問題が起きた場合であっても警察に通報し、影響が広がる前に対応いたします。

バーチャルオフィスは、違法でも怪しくもありません。

適切な利用方法を理解し、安心して利用しましょう。

バーチャルオフィス東京・銀座ではお申込み時に利用内容について慎重に聞き込みを行い、身元の確認も正確に行います。

そのおかげもあり、バーチャルオフィス東京・銀座は東京・銀座に開業して19年。

信頼と安心のバーチャルオフィスを運営しております。