格安バーチャルオフィスを利用する際の注意点
格安バーチャルオフィスは、コストを抑えながら会社の登記住所や郵便物受け取りなどのサービスを利用できる魅力的な選択肢です。
しかし、いくつか注意すべき点も存在します。
本記事では格安バーチャルオフィスを利用する上で注意するべき点をまとめていきます。
本記事を読むことで格安バーチャルオフィスの注意点を理解し、契約時に注意する点などを理解することが出来ます。
サービス内容の確認
格安バーチャルオフィスは、サービス内容が限定されている場合があります。
例えば、以下のような点を確認しましょう。
・住所利用のみで、会議室やコワーキングスペースなどの利用はできない
・登記可能な住所ではない
・サポート体制が限定的
ここで言うバーチャルオフィスのサポートサービスは電話番号やFAX番号の提供、銀行紹介や提携、起業や開業、融資サポートなどが含まれます。
バーチャルオフィスによっては法人口座開設のための銀行の紹介をしてもらえる他、起業や家業に必要な書類作成などを行うバーチャルオフィスがあります。
費用
月額料金が安いことが魅力の格安バーチャルオフィスですが、ほとんどが年払いプランのみを提供しています。
また、契約期間は通常1年で、途中で解約すると返金対応がない場合が多く、解約手数料が発生する場合もあります。
実際の支払いには年払いのプランとなりますがホームページ上の表記には月額表記をしています。
これは高額表示をしてしまうと「高い」というイメージが付いてしまうため、安さのイメージを強調するための施策です。
とはいえ、月額払いの場合、毎月の支払いとなるため請求金額は低くなりますが、毎月支払いを行わなければいけないという面倒さはあります。
一方で年払いは支払う金額は大きいですが、1年に一回の支払いで継続利用することが出来る他、年払いにより割引を行っているバーチャルオフィスもあります。
月額払いか、年払いかの支払い方法については一長一短があり、この辺りは利用者の状況次第で全く異なりますね。
その他に、月額費用だけでなく初期費用、オプションサービスを利用することで利用できるサービスの内容についても調べたほうが良いです。
月額費用や初期費用が安い場合、オプションサービスの各種料金が若干高い設定になっていることがあります。
せっかく安いバーチャルオフィスだったのに、使ってみたら高めのバーチャルオフィスち利用料金が変わらない、なんてことになりかねません。
初期費用やオプション料金など、月額料金以外にかかる費用を慎重に確認しましょう。
郵便サービス
格安バーチャルオフィスは、コストを抑えられるというメリットがある一方、特に郵便サービスに関しては特に注意が必要です。
転送までに時間がかかる
格安バーチャルオフィスの多くは、コストを抑えるために郵便物の転送をまとめて行うため、通常のオフィスに比べて転送までに時間がかかります。
特に、遠隔地にあるバーチャルオフィスの場合は、数日～1週間程度かかることもあります。
ただ、オプションサービスを利用すればすぐに送ってもらえる場合もあります。
転送料金が高額になる場合がある
郵便物の転送料金が無料または低額なプランの格安バーチャルオフィスもありますが、中には転送1通あたり数百円～数千円と高額な料金設定をしているところもあります。
一通あたりではなく、取り扱う郵便物の大きさで料金が大きく変動する場合もあります。
郵便物の量が多い場合は、転送料金が大きな負担になる可能性があります。
ただ、郵便物の量については法人化して増える場合もあり、実際にバーチャルオフィスを利用してみないと分からない部分もあります。
業種によっては郵便物の量が予測できないこともありますので郵便物を多く取り扱ったとしても料金が大きく変動しないバーチャルオフィスを利用されることが望ましいですが格安のバーチャルオフィスの場合、このようなサービスを行っているバーチャルオフィスは少ないです。
そのため、自身の業務と照らし合わせて郵便サービスを重視されるか、バーチャルオフィスのその他のサービスに重視されるかの判断が必要になります。
郵便物の種類によっては転送できない
サイズや重量制限のある郵便物や、宅配便、貴重品などは転送できない場合があります。
取り扱いの可能な郵便物や宅配物についてはバーチャルオフィスによって本当に異なります。
例えば…
バーチャルオフィスAでは簡易書留の受取ができず、全て不在票での受け取り。
バーチャルオフィスBでは簡易書留の受取は出来るが冷凍・冷蔵の宅配物は不在票での受取。
バーチャルオフィスCでは500g以上の郵便物や宅配物は不在票での受取。
というようにバーチャルオフィスによってお取り扱いできる郵便物や宅配物が異なります。
転送方法も毎日、週一、一時預かりなど異なりますので取り扱いできる郵便物・宅配物とその転送方法と発生する料金には注意が必要です。
郵便物の受け取りに手間がかかる
郵便物や宅配物の受取状況をメールではなく専用のアプリやWebサイトで確認できるバーチャルオフィスがあります。
この場合、届いたもの自体を確認することが出来るので非常に便利ではありますが、アプリやWebサイトからでなければ転送の指示などができません。
特にWebサイトの場合は、郵便物が届いているかどうかの確認を自分で定期的に行う必要があり、インターネットの操作が苦手な方にはデメリットとなってしまいます。
その他に、届いた郵便物・宅配物を直接バーチャルオフィス業者の受付にて受取ることが出来ない場合があります。
これは、転送先の住所が契約している実際のオフィスとは異なっており、契約したバーチャルオフィス住所に直接行っても荷物が受け取ることができません。
このケースの場合、受取が可能なバーチャルオフィスの窓口まで直接受け取りに行かなければ、届いた荷物を受け取ることが出来ません。
契約した場所によっては転送されて届くまで、待つしか選択肢がありません。
以上のように、格安バーチャルオフィスの郵便サービスは、メリットとデメリットを理解した上で、自身のニーズに合ったものを選ぶことが重要です。
郵便物転送サービスのオプションサービスの利用は慎重に…
一見安くてお得に感じる格安バーチャルオフィスですが、郵便物転送費用やオプションを加えるとかえって割高になってっしまいます。
利用する前に、「サービス内容の確認」・「サービスにかかる料金」・「郵便サービスの受取方法とその料金」をしっかりと確認し、自分に合ったサービスを選ぶことが重要になります。
バーチャルオフィスの料金体系は複雑であることが多いため、全てを調べきることは難しいかもしれません。
しかし、一度そのバーチャルオフィス住所に登記をしてしまうと変更が難しくなるため、1ヶ月利用してみて、サービス内容と発生する料金について確認してみましょう。
バーチャルオフィス東京・銀座では月額1,100円で利用できるバーチャルオフィスコースがあり、1通あたり300円の手数料がかかりますが、幅広い郵便物・宅配物の受取が可能となっております。
また、月額3,850円～利用できるバーチャルオフィスコースでは法人登記可能な住所の他に充実した郵便サービスがご利用できます。
郵便手数料は0円、で利用する転送方法を毎日・週一・1ヶ月預かりからいつでも変更可能で破棄の依頼も可能です。
また、バーチャルオフィス東京・銀座では届いた郵便物を開封し、中身をスキャンしてメール添付してお送りするオプションサービスがございます。
届いた郵便の中身を当日中に確認することができるため、早急に届いた書類の内容を確認したい際などにおすすめです。
