バーチャルオフィス郵便サービスのオプションサービスについて

バーチャルオフィスサービスにおける、郵便サービスはバーチャルオフィスの住所に届いた郵便物やお荷物を、利用者に、正確、安全にお届けお渡しすることが基本です。

しかし、それだけではビジネスシーンにおけるサービスとしては不十分です。

そのために、バーチやるオフィス事業者は、利用者の色々なニーズに対応するため郵便サービスにおけるオプションサービスを提供いたしております。

バーチャルオフィス郵便サービスのオプションサービスについて
～バーチャルオフィス東京・銀座における郵便サービスの全て～

郵便サービスのオプションサービスの内容としては…

①即時転送

届いた郵便物を即時に転送するサービスです。
急ぎの郵便物を受け取りたい場合に便利なサービスです。

②日時指定転送

届いた郵便物を指定の日時に転送するサービスです。
日時指定転送は、自宅などで受け取るのが難しい場合に利用できます。

③配送先変更依頼

該当郵便物を指定の場所へ配送するサービスです。
郵便物を自宅や会社以外の場所で受け取りたい場合に利用できます.

④DM破棄

届いたDMを破棄するサービスです。
不要なDMを受け取らずに済むので、郵便物の管理が楽になります。

⑤郵便物保管

届いた郵便物を一定期間保管するサービスです。
郵便物をすぐに受け取れない場合に利用できます。

⑥郵便物転送回数増加

基本サービスの転送数を超えて転送するサービスです。

⑦郵便物の開封代行

郵便物を開封し、内容をスキャンして暗号化し利用者に
メールで送信するサービスです。

⑧郵便物のファイリング

郵バーチャルオフィスに届いた郵便物を、バーチャルオフィス側で内容ごとにファイリングして保管するサービスです。　　　　　　　　　　

⑨郵便物の返送

郵便物を指定された別の住所に転送するサービスです。

⑩内容証明郵便や特別送達の受取転送（不在票による）

⑪着払い郵便物や代引き郵便物の受取転送

⑫冷蔵、冷凍食品の受取転送

⑬鮮食品、生花の受取転送

⑭営業時間内いつでも引取に対応

などがあります。

弊社、バーチャルオフィス東京・銀座の郵便サービスは他の業者では有料のオプションサービスになる上記サービスを、全て無料でご利用いただけます。（一部を除く）

郵便物はストレスフリーでお手元に

郵便物の受取サービスには様々なサービスがありますが少しでも早く、かつ確実に受け取れる郵便サービスが求められるという場面もあるかと思います。

最近ご要望の多いサービスとしては以下のようなものがあります。

①郵便物の開封代行
②郵便物のファイリング
③郵便物の返送

「郵便物開封代行、スキャン転送サービス」の内容とは？

郵便物の開封代行とはバーチャルオフィス事業者が、利用者宛の郵便物を、利用者の指定した方法で開封し、内容を通知するサービスです。

バーチャルオフィス東京・銀座では郵便物の開封代行を「スキャン転送サービス」という郵便サービスの一つとしてコロナ禍の中、開始いたしまして大変ご利用いただいております。

弊社、オプションサービスの中で唯一300円/通の有料になります。

「郵便物開封代行サービス、スキャン転送サービス」の法的根拠について

「郵便物開封代行サービス（弊社バーチャルオフィス東京・銀座ではスキャン転送サービス）」とは、他人の郵便物を本人の同意を得て開封して内容を閲覧、報告するサービスを指します。

郵便法第90条において、郵便物の開封は、郵便物の安全確保のために郵便局が必要と認めたときに郵便物の開封を行うことができるという規定があります。又郵便法第133条には「正当な理由なく封してある信書を開けたものは一年以下の懲役又は5万円以下の罰金に処する。」との規定があり原則、郵便物の開封サービスは違法になります。

バーチャルオフィス東京・銀座の「郵便物開封代行サービス、スキャン転送サービス」は法的にどうなの？

郵便物開封サービスは違法であると、前項にてご説明しました。

違法であるなら、サービスは行えないのでは…？ということで、郵便物開封サービスを行う場合、法的根拠は以下の4つが考えられます。

◯受取人、差出人の同意
◯郵便法第90条の規定
◯郵便法第133条の規定
◯民法上の代理権

郵便法第90条の規定により「郵便物の安全ため開封が必要である場合は郵便局に開封を認める」という規定は
「郵便物の安全確保」のためにはバーチャルオフィススタッフにも援用されると考えられます。
又、郵便法第133条の規定による「正当な理由があれば郵便物の開封が認められる」という規定は、受取人や差出人の開封の同意又は開封の指示がある場合は開封が認められることになります。

バーチャルオフィス郵便サービスでは、受取人が郵便物開封サービスの利用を申しこむことにより、開封の同意と開封の指示をバーチャルオフィスに対して与えたことになりますので、これらがバーチャルオフィス郵便サービスにおける郵便物開封サービスの根拠となります。

郵便法第90条の例外規定

郵便法第90条には、郵便物の開封を認める例外規定がいくつかあります。

例えば、郵便物が差出人または受取人以外の者によって開封された場合、郵便事業者は、その郵便物を差出人または受取人に対して開封して渡すことができます。

この場合、バーチャルオフィスサービスは、郵便事業者としての立場から、郵便物の開封を行うことができます。

民法上の代理権

民法上、代理人は、本人の代理として、本人に代わって法律行為を行うことができます。

バーチャルオフィス郵便サービスが、受取人から郵便物を開封して内容を閲覧する行為を代理として行うことを委託された場合、バーチャルオフィスサービスは、代理権に基づいて、郵便物の開封サービスを合法的に行うことができます。

以上が、バーチャルオフィス東京・銀座が「郵便物開封代行サービス、スキャン転送サービス」を合法的に行う根拠となります。

「郵便物開封代行サービス、スキャン転送サービス」の利用目的とは？

◯重要な郵便物の内容を即日に把握する
◯迷惑メールや詐欺メールなどの不正な郵便物を確認する
◯契約書や請求書などの重要書類を受け取ったかどうかを確認する

バーチャルオフィス東京・銀座の「郵便物開封代行サービス、スキャン転送サービス」の内容

下記では郵便物開封代行サービスのモデル例として弊社バーチャルオフィス東京・銀座のスキャン転送サービスを挙げてサービスの内容を解説していきます。

郵便物開封代行を行うバーチャルオフィス業者様によってご利用の内容に多少の差異はあれど上記のような流れでご利用できるサービスとなります。

「郵便物のファイリングサービス」とは？

郵便物の受取・整理・保管・検索などの業務を代行するサービスです。

但し、郵便物のファイリングサービスはバーチャルオフィス東京・銀座では実施しておりません。

具体的には、以下のサービスを提供しています。

郵便物の受取

バーチャルオフィスの住所に郵便物を届けることで、自宅やオフィスで受け取る必要がなくなります。

郵便物の整理：郵便物は、種類や日付などに合わせて整理されます。
郵便物の保管：郵便物は、一定期間保管されます。
郵便物の検索：郵便物をキーワードや日付などで検索することができます。

「郵便物のファイリングサービス」は以下の方におすすめです。

郵便物の整理や保管に手間をかけたくない方
郵便物の紛失や破損を防ぎたい方
郵便物の検索を簡単にしたい方

バーチャルオフィスサービスの「郵便物のファイリングサービス」と、日本郵便のファイリングサービスとの違いは、以下のとおりです。

「バーチャルオフィスサービスのファイリングサービス」

提供場所	バーチャルオフィスの住所
利用料金	バーチャルオフィス事業者によって異なる
申込方法	バーチャルオフィス事業者のホームページから申し込み
対象地域	バーチャルオフィス事業者によって異なる

「日本郵便のファイリングサービス」

提供場所	郵便局の住所
利用料金	郵便物の量や保管期間などによって異なる
申込方法	日本郵便のホームページから申し込み
対象地域	東京都、神奈川県、千葉県、埼玉県、愛知県、大阪府、兵庫県、京都府、福岡県の一部地域

「バーチャルオフィスサービスのファイリングサービス」は、バーチャルオフィスの住所を活用したサービスです。

そのため、バーチャルオフィスの住所が郵便物の送付先として記載されていれば、郵便物はバーチャルオフィス事業者に届きます。

また、バーチャルオフィス事業者によっては、郵便物の受け取り代行や、郵便物の転送サービスなども提供しています。

「日本郵便のファイリングサービス」は、郵便局の住所を活用したサービスです。

そのため、郵便物の送付先として郵便局の住所を記載すれば、郵便物は郵便局に届きます。

また、日本郵便のファイリングサービスは、郵便物の保管期間が最大1年間と長いのが特徴です。

「郵便物のファイリングサービス」の利用目的とは？

◯利用者が郵便物を自らファイリングする手間を省く
◯郵便物の紛失や破損を防ぐ
◯郵便物の検索や参照を容易にする

「郵便物のファイリングサービス」の具体的な内容は
◯バーチャルオフィスに郵便物が届く
◯バーチャルオフィス側で郵便物を内容ごとに分類してファイリングする
　利用者がマイページからファイリングされた郵便物を閲覧・ダウンロードできる。

◯ファイリングの対象となる郵便物は、通常の郵便物や宅配便、書留、配達証明付き郵便物などです。

また、ファイリングの種類は、利用者のニーズに合わせてカスタマイズすることも可能です。

「郵便返送代行サービス」とは

「郵便返送代行サービスは、バーチャルオフィス事業者が、利用者宛の郵便物を、利用者の指定した住所に転送するサービスです。

「返送代行サービス」は、以下の目的で利用されます。
◯商品の返品や交換
◯請求書や納品書などの返送
◯営業活動の返送

「郵便返送代行サービス」は、利用者の手間を省き、業務効率を向上させるサービスです。

「郵便返送代行サービス」は、利用者のニーズに合わせて、以下の方法で実施されます。

◯事業者が郵便物の宛名を修正して返送する
◯事業者が郵便物を再梱包して返送する
◯事業者が郵便物を破棄する

「郵便返送代行サービス」のメリット
◯商品の返品や交換の手間が省ける
◯請求書や納品書などの返送の手間が省ける
◯営業活動の返送の手間が省ける

バーチャルオフィス東京・銀座の郵便サービスでは「郵便返送代行サービス」を無料でご利用できます。

「郵便物のお知らせメール」でご連絡いたしました郵便物やお荷物を、ご利用者宛でなくご利用者の別途指定した住所宛てに転送したい場合は、メールで該当する郵便物のIDを記載し、転送を希望する新たな住所をご連絡いただければ転送いたします。

バーチャルオフィス郵便サービスにおける上記のようなオプションサービスは、業者により、既存のサービスコースの料金の中に含まれている場合もありますが、原則オプションサービスになりますので、有料になっている場合が多いようです。

そのため、利用者はバーチャルオフィス郵便サービスに主にどのようなサービスを必要としているかにより、バーチャルオフィスの選択をしませんと、結果、高い料金でバーチャルオフィスを利用することになりますので注意が必要です。

バーチャルオフィスの料金は、所在地と郵便サービスの内容から成り立っているといっても過言ではありません。

バーチャルオフィスの料金を比較する場合は、バーチャルオフィス利用料のみで比較するのでなく、バーチャルオフィスの郵便サービスを含めたところで比較しませんと結局高い利用料を支払うことになります。

バーチャルオフィス東京・銀座は、バーチャルオフィスの郵便サービスを特に重要視しており、どのようなビジネスシーンにおいてもストレスフリーで郵便やお荷物を受け取ることができるような郵便サービスを提供いたしております。

バーチャルオフィス東京・銀座では、郵便物やお荷物を受取お預かりいたしますと、まず郵便物等の内容や差出人様のお名前、郵便物の内容やお荷物の形状などをメールで即日ご連絡いたします。

お預かりいたしました郵便物等は、原則即日に転送いたします。

しかしご利用者によりましては、1週間程度まとめて転送又はとりあえず保管しておいて都合の良い時にまとめて引取る事により転送の際の郵便料金などを節約したいとのご希望にも対応いたしております。

通常は、1週間まとめての転送を希望している方、又はとりあえず保管を希望している方でも、郵便物によりましてはすぐにもその内容を確認したい場合がありますので、その際はメールですぐ転送するように指示をいただければ無料にて即日に転送いたします。

何をおいてもすぐ郵便物の内容を知りたいとのご希望には、上記にもあります開封、内容確認サービスをご利用頂きますと、即日郵便物を開封し、内容をスキャンしお送りいたします。

この郵便サービスに限り有料になり300円の手数料を頂いております。

又、郵便物やお荷物の現物を確認したい場合は、当日、4時までにご指示いただければ、ヤマト運輸便にて翌日午前中にこれらをお届けするサービスにも対応いたしてお
ります。

転送料は実費を請求いたしますが、これに付随する手数料等は一切無料にて対応いたします。

郵便物等をお受け取りになるまで、高額な費用がかかるのでは無いかと心配することは全くありません。

郵便物の開封、確認サービス以外は、郵送料としての郵便料金や運送業者の宅配料などの実費以外一切の費用のかからないバーチャルオフィス東京・銀座のストレスフリーの郵便サービスをお試しください。